Am Freitag, den 13. März 2020, hatten wir bei der Ministry Group unseren letzten gemeinsamen Arbeitstag in unseren Büroräumen. Aufgrund der sich zuspitzenden Corona-Situation beschlossen wir, uns ab dem darauffolgenden Montag wenn möglich erst einmal nicht mehr im Büro zu treffen. Über das Wochenende kam die offizielle Ansage aus Berlin. Seit genau einem Jahr arbeiten wir also nun im Homeoffice und haben in dieser Zeit viel gelernt. Zum Jahrestag am 16.3. wollen wir zurückschauen – und nach vorne blicken.
Vorab: Wir arbeiten bereits seit einem Jahrzehnt in der Cloud. Wir gehörten zu den ersten Kunden von Google Apps for Business (später G Suite und heute Google Workspace) in Deutschland und haben seit Jahren wirklich jeden Arbeitsplatz mobil eingerichtet. Wir haben ebenfalls seit Jahren eine klare Vertrauensarbeitszeit und voll flexible Homeoffice-Regelungen: Wenn es mit dem Team abgestimmt ist, darf jede und jeder bei uns jederzeit von zu Hause arbeiten. Wir hatten sogar ein Team, bei dem ein Mitglied von Hamburg nach Bielefeld gezogen ist, das weiterhin jeden Tag zusammengearbeitet hat, als wäre derjenige vor Ort. Und wir haben unsere Meetings ebenfalls schon seit Jahren auf 25 oder 50 Minuten verkürzt und wo immer möglich nach der Pomodoro-Technik organisiert.
Die erste Erkenntnis: Das Büro ist mehr als ein Arbeitsplatz
Insofern hatten wir rein logistisch und technisch, aber auch kulturell, was die Arbeitsprozesse angeht, kein Problem und konnten direkt nahtlos weitermachen. Das gesamte Projektgeschäft im Kommunikations- und Softwarebereich der Ministry Group lief ziemlich reibungslos weiter. Was wir aber sehr schnell gemerkt haben: So ein Büro dient eben noch zu ganz anderen Dingen, als nur vor einem Computer zu sitzen. Und damit meinen wir nicht das “mal-eben-schnell-über-den-Tisch-rufen”. Ganz im Gegenteil: Das ist ein Zeichen von schlechter Kommunikation und das vermisst sicherlich niemand.
Nein, es geht eher um die vielen kleinen sozialen Austausche, die ein Team zu einem Team machen. Die Treffen beim Wasserspender oder an der Kaffeemaschine, im Treppenhaus oder beim gemeinsamen Kochen und Essen in der Küche.
Also war unser erster Impuls: Wir brauchen Ersatz für diese sozialen Austauschpunkte. Die virtuelle Kaffeemaschine oder den virtuellen Wassersprudler. Relativ schnell entstanden dann Termine im Team, die “Kaffee trinken” oder “Spaziergang” hießen. Und die ganz bewusst keinem “Effizienz-”Gedanken, sondern dem Teamzusammenhalt folgten. Arbeitsmeetings per Videokonferenz beginnen mit einem Check-In, damit man ein Gefühl dafür bekommt, wie es den Teilnehmer:innen geht. Und ein Team trifft sich sogar jeden Morgen zum Check-In und abends zum Check-Out.
Marken-Workshop, Design Sprint, Learning Journey – geht das auch remote?
Als nächstes fragten wir uns, wie wir am besten mit unseren “offiziellen” Terminen umgehen sollten. Davon gibt es einige: Marken-Workshops mit Kunden, Design Sprints oder auch sogenannte Learning Journeys, also Mini-Konferenzen, bei denen wir individuelle Impulse für die Transformation unserer Kunden zusammenstellen und diese mit Workshop-Elementen bearbeiten. Nachdem klar war, dass wir nicht nach wenigen Wochen wieder zum “alten Normal” zurückkehren würden, haben wir nach Tools und Prinzipien gesucht, um diese Veranstaltungen online ebenso wertvoll abhalten zu können wie vorher offline.
Heute können wir sagen: es gab gewisse Anlaufschwierigkeiten, aber mittlerweile finden alle diese Formate völlig problemlos auch virtuell statt. Es gibt alle Tools, die man braucht, in sehr guter Qualität auch digitalisiert. Natürlich müssen die Treffen anders moderiert werden, und brauchen vor allem ein komplett anderes Zeitmanagement, aber wir haben in den vergangenen zwölf Monaten so viele Workshops organisiert, dass uns diese mittlerweile in jeder Form sehr gut von der Hand gehen.
Was wir immer noch toll finden: Prinzipiell können bei den Workshops online deutlich mehr Menschen mitmachen als offline. Ein Beispiel: Normalerweise sind unsere Learning Journeys auf maximal zehn Teilnehmer:innen begrenzt, um im Workshop-Teil z. B. mit dem Lean Coffee Format effizient arbeiten zu können. Für einen Kunden aus Berlin haben wir schmerzfrei über 20 organisiert bekommen. Dass so viele Menschen gleichzeitig Post-it-Zettel an eine Wand hängen, geht eben nur auf einem virtuellen Board… Und was auch großartig ist: Wir sparen uns alle Reisekosten und -aufwände. So ist es auch möglich, mal eben schnell Impulsgeber zu einem Workshop dazuzuholen, die bei einem Treffen im “echten Leben” alleine aufgrund des Reiseaufwands nicht kommen könnten.
Wie können Events mit Fokus auf Austausch und Networking online stattfinden?
Die nächste Herausforderung, die wir hatten: Wir haben “vorher” verschiedene regelmäßige Business Events organisiert. Dazu laden wir uns normalerweise Gäste ein und besprechen mit ihnen gemeinsam Themen rund um die digitale Transformation an unserer hauseigenen Bar. Wir nennen diese Events “Fireside Chats”.
Die Fireside Chats haben wir in verschiedenen Varianten als Zoom-Konferenzen ausprobiert und müssen sagen: Gemeinsam nach einem inspirierenden Vortrag an einer Bar zu stehen und sich auszutauschen – das lässt sich online nicht nachstellen. Dieses Format nehmen wir deshalb erst wieder auf, wenn persönliche Treffen möglich sind.
Außerdem organisieren wir einmal im Jahr die New Work Future Konferenz, die über zwei Tage etwa 60 Menschen zusammenbringt, um sich intensiv zur neuen Arbeit auszutauschen. Auch diese Konferenz besteht vor allem aus persönlichem Austausch, vor Ort. Im Jahr 2020 haben wir die New Work Future hingegen komplett digital organisiert. Dazu mussten wir alles neu denken – den Ablauf, das Programm, die Anzahl der Tage, die Länge der Slots, die Räume zum Austausch. Das Ergebnis: Die Konferenz fand über vier Monate verteilt statt.
Den Impulstag streckten wir über zwei Tage im Juni – mit verkürzten Impulsvorträgen, vielen Pausen und Breakout Rooms für Austausch in kleinen Gruppen. Den Austauschtag verlegten wir in den Herbst und dazwischen trafen wir uns monatlich zu kurzen Meetings, um uns gegenseitig über den verrückten Corona-Sommer begleiten zu können. Wir haben von den Teilnehmer:innen sehr gutes Feedback bekommen: Inga Höltmann von der Accelerate Academy bescheinigte der uns, die New Work Future sei die beste Veranstaltung gewesen, auf der sie 2020 war. Das macht uns sehr stolz. Dennoch werden wir in diesem Jahr wieder auf den persönlichen engen Austausch vor Ort setzen und wollen die NWF21 darum im September wieder hier bei uns in Hamburg durchführen.
Was bleibt: das Homeoffice und digitale Workshops als feste Bestandteile
Das bringt uns zum Ausblick: Was erwarten wir für 2021 und danach an Veränderungen in unseren Arbeitsweisen? Bei uns wird es so sein, dass das Homeoffice ein fester Bestandteil bleibt. Wir haben alle erlebt, bei welchen Aufgaben die Konzentration zu Hause viel höher ist als sie jemals im Büro sein kann. (Besonders, wenn nicht “nebenbei” noch Homeschooling nötig ist.) Wir schätzen, wie gut sich berufliche Arbeit und Familienleben verbinden lassen. Wir haben aber auch gemerkt, wie wertvoll bei manchen Prozessen die Tatsache ist, gemeinsam in einem Raum zu sein.
Wir wissen also: Homeoffice wird nicht mehr 100 % sein, aber es wird auch nicht auf 0 % gehen. Das war es bei uns ja vorher schon nicht und das ist auch nicht nötig. Es wird eine essentielle Rolle behalten. Deshalb arbeiten wir gerade an einem Konzept, wie unser schönes, 200 Jahre altes Haus, in dem unsere Unternehmen sitzen, eigentlich “nach Corona” genutzt werden soll. Denn wir brauchen nicht mehr alle Büroflächen, wenn immer einige von uns von zu Hause arbeiten werden. Darum haben wir uns entschieden, aus dem Haus eine “Hausgemeinschaft” zu machen, in der wir gemeinsam mit komplementären Unternehmen oder Freelancern aus unserem Ökosystem “wohnen”. Eine große Küche, ein Garten mitten in der Stadt, Bar und Lounge sowie ein Partykeller helfen dabei sicherlich.
Was wir auch beibehalten werden, sind digitale Workshops. Wie bereits erwähnt: Sich persönlich zu treffen und gemeinsam vor Ort an etwas zu arbeiten, ist ohne Zweifel auch unsere bevorzugte Variante. Doch manchmal kann das aus zeitlichen, personellen oder logistischen Gründen schwierig in einem Projekt werden. In diesen Fällen profitieren sowohl unsere Kunden als auch wir davon, wenn wir flexibel bleiben und bei Bedarf problemlos in die virtuelle Variante wechseln können – egal, worum es geht. Mit den nötigen Tools und der entsprechenden Erfahrung in der Hinterhand bieten sich dadurch tolle neue Möglichkeiten.
Was folgt: neue Konzepte, neue Regeln, Transparenz
Außerdem entwickeln wir derzeit Konzepte dafür, wie wir nicht mehr “Arbeitsplätze für alle Arbeitskräfte”, sondern “Arbeitsräume für alle Arbeitsweisen” schaffen. Denn wenn man ins Büro kommt, braucht man oft keinen Schreibtisch mehr. Vielmehr sind Workshop-Räume für Co-Creation gefragt und zwischendurch die Möglichkeit, schnell mal mit dem Laptop oder Tablet ein paar E-Mails zu schreiben. Das geht manchmal auch besser auf einem Sofa.
Natürlich braucht es auch Konzentrationszonen – aber da muss dann nicht unbedingt “mein Schreibtisch” stehen, sondern nur “ein Schreibtisch”. Was ganz wichtig ist: Wir brauchen Regeln, wie wir denn entscheiden, wer wann wo arbeiten kann. Wir brauchen Transparenz darüber, wie die Entscheidungen gerade aussehen. Und wir müssen diese Regeln aushandeln. Es ist ein spannender Prozess, in dem wir gerade stecken.
Übrigens: Wir helfen auch anderen Organisationen gerne mit unseren Erfahrungen. Wenn wir unsere Gedanken und das, was wir im letzten Jahr gelernt haben, bei Workshops, Veranstaltungen, Design Sprints oder auch bei eigenen Überlegungen zur digitalen Transformation von Marken oder Organisationen einbringen können, dann freuen wir uns über eine Nachricht!
